Ausgangslage

Die Kantonsleiter haben an der Bundeskonferenz 2006/2 die Bundesebene, bei einer Enthaltung, einstimmig damit beauftragt eine gesamtschweizerische Mitgliederverwaltung einzuführen.

Ziele des Projekts

• Einfache Administration von Mitgliederdaten auf allen Ebenen der Pfadibewegung, vom AL bis zur PBS Geschäftsstelle.
• Vollständige Historie über Lager, Pfadiausbildung, Kurse und Funktionen.
• Verbesserung der Betreuung von Sponsoren und Medien.
• Verwaltungsaufwendungen reduzieren und Zusatznutzen schaffen. Wer weniger tippt, hat mehr Zeit für Pfadi.
  

Projekt Stand

Das Projektteam hat eine Rechtematrix erstellt, welche unsere Bedürfnisse an die Berechtigungen abbildet. Die Matrix definiert für jede Funktion die genauen Zugriffsrechte. Am 20. Februar 2010 wurde ein Infoanlass zu der Rechtematrix durchgeführt an den von den Abteilungen über die Kantone bis auf Bundesebene alle eingeladen waren.

Im Bereich Datenschutz wurden zusammen mit der Juristischen Kommission weitere Abklärungen getroffen. Erste Resultate wurden fixiert und niedergeschrieben.

Im Teilbereich Ausbildung und Betreuung wurde mit Hilfe eines Zivildienstleistenden die IST und mögliche SOLL Prozesse aufgenommen. Als Zivi konnte Konfetti (KL AG) gewonnen werden. Die Resultate sind sehr gut aber umfangreich. Da Anpassungen an den Ist-Prozessen nur via langwierige Vernehmlassungen angegangen werden können, wird das Projekt eine vereinfachte Version ausarbeiten.

Der Anbieter, Alabus AG, ist daran einen ersten Prototyp zu erstellen, welcher dann in einer grossen Vernehmlassung beurteilt werden soll. Der Prototyp wird noch nicht vollständig sein. Er wird aber das Look and Feel der fertigen Lösung aufzeigen und soll insbesondere zur Überprüfung der Felder der Hauptobjekte dienen. Haben sie die richtige Bezeichnung? Sind alle Felder vorhanden? Ist die Aufteilung auf die einzelnen Masken ok? Die spezielle Pfadi Business Logik und die Berechtigungen werden in dem ersten Prototypen noch nicht enthalten sein.

Aktuelle Arbeiten

Die Rechtematrix wird im Moment mit dem Anbieter zusammen besprochen. Ziel ist es, dass der Anbieter mit seinem umfangreichen Berechtigungssystem unsere Bedürfnisse abdecken kann.

Das Projekt Team ist im Moment daran eine vereinfachte Version und eventuell eine Etappierung im Bereich Ausbildung und Betreuung auszuarbeiten. Dafür müssen im Moment noch genauere Abklärungen gemacht werden um von Anfang an eine optimale Lösung zu erhalten.

Sowohl die Alabus AG, wie auch das Projektteam arbeiten mit intensiv an den Vorbereitungen für den ersten Prototypen.

Ausblick

Nach dem ersten Prototyp folgen noch weitere. Das Vorgehen ist im Moment folgendermassen geplant (vereinfachte Unvollständige Darstellung):

• Vernehmlassung Prototyp 1
• Erstellen Prototyp 2
• Vernehmlassung Prototyp 2
• Erstellen Prototyp 3 (Release Candidat 1)
• Testen von Prototyp 3 (RC 1)
• Erstellen Pilot
• Durchführen Pilot Phase mit 2-3 Kantonalverbänden
• Einpflegen der Erfahrungen aus der Pilot Phase
• Rollout der definitiven Version an alle Kantonalverbände

Zeitplan

Die Schwankungen in der verfügbaren Zeit der Ehrenamtlichen erschweren die Erstellung eines Zeitplans. Die fehlenden Ressourcen (siehe Job Ausschreibung) helfen ebenfalls nicht. Im Moment ist der Rollout für die erste Hälfte des nächsten Jahres geplant.

Mit eurer Unterstützung beim Feedback zu den Prototypen und vor allem bei der Suche nach Mitarbeitenden für das Projekt, habt ihr einen entscheidenden Einfluss auf einen raschen Abschluss des Projekts. Wenn ihr mithelft geht es schneller!

Mehr Infos kommen ...

Wenn neue Informationen anfallen, informiert das Projekt über diese Webseite, den PBS-Newsletter und an den offiziellen Anlässen der PBS. Das Projekt versucht auch gerne Fragen zu beantworteten.

Forum zum Thema Mitgliederdaten