Cette liste n’a pas la prétention de représenter l’intégralité des délais, elle doit donc être utilisée comme une aide. Tu peux la télécharger ici, mais tu la trouves également dans ton Cudesch sous le chapitre "camp".

La procédure administrative pour l’annonce d’un camp est décrit dans le guide de démarches "Sardine" (télécharger).

De 12 à 6 mois avant

• Fixer les dates du camp
• Former la maîtrise de camp (et l’équipe cuisine), répartir les secteurs de travail
• Déterminer le type de camp
• Déterminer le thème du camp et le fil rouge général (afin de chercher une cabane ou un terrain de camp adéquat !)
• Branches scoutes : intégrer également les responsables de patrouille
• chercher et réserver la cabane ou le terrain de camp
• faire la reconnaissance de la cabane ou du terrain de camp (évent. plusieurs)
• conclure le contrat de location
• définir la participation à une activité de formation avec un projet cantonal de prévention des dépendances
• Dates pour le raid, évent. fixer un week-end de préparation
• Donner les premières informations aux parents et à la maîtrise de camp
• Faire remplir une préinscription de camp aux participants

 4 mois avant

• Elaborer le thème et le fil rouge
• Commande (auprès du coach) ou téléchargement des formulaires suivants : Formulaire d’annonce de camp du MSdS, formulaires de commande de matériel et de cartes, documentation d’annonce de programmes cantonaux de promotion de la santé et de prévention des dépendances
• Faire les demandes de congé jeunesse
• Annoncer le camp au projet cantonal de prévention des dépendances
• Elaborer un budget et évent. lancer des actions de financement

3 mois avant - Planification du Picasso

• Faire le programme général (branche louveteaux / branche éclais), définir les points culminants et en discuter avec le coach
• répartir les tâches (qui fait quoi?) envoyer les premières informations ainsi que l’inscription de camp aux parents
• informer l’équipe cuisine (programme général)

2 mois avant

• Faire le programme détaillé (avec les concepts de sécurité et les dispositifs de marche)
• Planifier la soirée d’information pour les parents
• Date limite d’inscription pour les enfants
• Envoi au RG ou Coch : formulaire d’annonce de camp du MSdS (1^ère page) et picasso
• Retirer le bon de commande de billet collectif CFF à la gare et le faire tamponner par l’office J+S

1 mois et demi avant

• Envoyer les informations aux participants (avec la liste du matériel, la fiche d’urgence, et l’inscription définitive avec la signature des parents)
• Réaliser la soirée des parents
• définir les règles de camp en maîtrise (pacte de camp, règlement sur les moyens de prévention)
• Branches scoutes : également intégrer les responsables de patrouille
• Envoyer les informations requises au projet de prévention des dépendances
• Envoi au coach J+S: commande du matériel J+S et commande des cartes

1 mois avant

• Faire la reconnaissance de la cabane/terrain de camp, des environs et des excursions
• organiser les véhicules pour le camp
• organiser le transport du matériel
• organiser le matériel (qui prend quoi ?)
• Envoi au RG (le RG envoie finalement le dossier de camp au coach) : formulaire d’annonce de camp du MSdS (toutes les pages), programme général et programme détaillé (tous les blocs: 1^ère branche: blocs de sport de camp / activités de camp)
• Réunion de discussion sur le programme avec le coach

2 semaines avant

• confectionner la pharmacie de camp
• faire le plan des menus et des quantités, évent. commander/réserver certains repas
• commander le billet collectif

• envoi au coach : liste des participants pour l'annonce REGA (formulaire ici)
• ...

1 semaine avant

• dernier contrôle : autorisations de camp en ordre ?
• matériel complet ?
• argent disponible ?
• confirmation de livraison du matériel J+S en ordre ?

Pendant le camp

• vérifier l’état de la cabane de camp ou du terrain de camp
• contrôler le matériel J+S
• nettoyer et empaqueter le matériel J+S