Procedura per l’annuncio (metà gennaio fino al 15 aprile 2008)

Da metà gennaio inizia l’iscrizione definitiva online. Al più tardi entro il 15 aprile 2008 devi aver annunciato tutti i partecipanti e i capi e aver prenotato le uscite. Da quel momento è possibile cambiare solo i dati dei partecipanti. Fino a un mese prima del campo potrai ev. annunciare singole disiscrizioni e nuove iscrizioni. Leggi però prima „Età dei partecipanti“ e „Compiti e funzioni dei Capi“.

1. Informazione dei genitori dei vostri partecipanti

Informate i genitori dei partecipanti sul Contura e dell’importanza vista la grandezza della manifestazione di un’iscrizione molto anticipata rispetto al solito. Vi consigliamo di organizzare una serata informativa per i genitore e come aiuto vi abbiamo preparato una presentazione e una lista di domande/risposte (FAQ) (cfr. “compiti dei genitori”). Per informare i genitori sull’ammontare della tassa di iscrizione, dovrai stabilire la tassa del campo. Cfr. le spiegazioni sulla tassa del campo sotto „Partecipare“.

2. Invio dei moduli di iscrizione

Distribuisci ai genitori il modulo di iscrizione ufficiale. Per l’iscrizione di partecipanti minorenni è necessaria la firma dei genitori.

3. Riconsegna del modulo di iscrizione

Raccogli i moduli di iscrizione debitamente completati e firmati dai genitori quanto prima.

4. Preparazione dei dati per l’annuncio (facoltativo)

Rielabora i dati dei moduli d’annuncio in una tabella preconfezionata (tabella Excel). Una volta che hai tutti i dati dei partecipanti, dovrai seguire le procedure di annuncio inserendo tutte le informazioni richieste.

5. Login per l’annuncio online

In gennaio hai ricevuto una mail con i dati di accesso per l’annuncio online. Con questi dati poi accedere all’iscrizione online. Per favore controlla in quest’occasione i dati di preiscrizione(indirizzi, caposezione, coach). L’annuncio completo richiede un po’ di tempo, ma può essere interrotto e ripreso un’altra volta. Consigliamo tuttavia di riservare alla prima „Sessione“ un po’ di tempo.

6. Inserire i dati dei partecipanti

Puoi inserire manualmente i dati dei partecipanti o importarli da una tabella excel. Il cambiamento dei dati è possibile anche in seguito, ma devi entrare in una maschera apposita.

7. Picasso e programma

Scarica dall’extranet del tuo Sottocampo il Picasso per la tua branca e le schede attività già preparate (nella cartella G+S). Il link dell’extranet è nel menu principale dell’annuncio online. Dacci un’occhiata con calma e inizia a preparare con i tuoi capi una bozza del picasso per la tua Unità sulla base del programma del tuo Villaggio del Sottocampo. La ripartizione in villaggi ti viene comunicata dal tuo Sottocampo.

8. Sondaggio sulla giornata delle visite

Stima il numero di visitatori (genitori, conoscenti, anziani scout, ecc.) della tua Unità e indica il numero nell’apposita pagina (Link "giornata delle visite" nel menu principale). Completa le indicazioni concernenti il viaggio e la sussistenza (pranzo) dei visitatori). Il pranzo ti viene fornito e fatturato 10 fr. assieme alle tasse dei partecipanti. Queste indicazioni sono per noi importanti per poter organizzare la gestione del traffico durante la giornata delle visite in collaborazione con i Comuni coinvolti.

9. Scelta delle uscite

In base al tuo picasso puoi prenotare delle uscite. Guarda le offerte con calma: abbiamo preparato un numero sufficiente di uscite per tutte le Unità. È più importante che tu scelga un’uscita che corrisponda alle possibilità e ai desideri della tua Unità.

10. Interrogazione dei costi del campo

In questa maschera puoi conoscere l’ammontare della tassa per la tua Unità. Questa è composta dalle tasse di iscrizione per i partecipanti della tua unità, inclusi i capi e i costi aggiuntivi (visitatori, uscite più onerose).

12. Pagamento della fattura del Contura

Alla fine di aprile riceverai la fattura dal Contura, che dovrai pagare entro la fine di maggio.

Solo con il pagamento la tua partecipazione al Contura è confermata e definitiva.

13. Aggiornare i dati

Attualizza periodicamente i dati dei tuoi partecipanti (cambiamenti di indirizzo, e inoltre se ci sono vegetariani, le vaccinazioni, le disiscrizioni ecc.).